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Organisation d’une manifestation sportive : tous les formulaires de demande

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Sport

Vous êtes une association et vous souhaitez organiser une manifestation sportive sur la ville de Versailles. L'organisation de manifestations sportives est soumise à déclaration ou autorisation préalable.

En fonction du type de votre manifestation, vous trouverez ci- dessous les liens vers des formulaires entièrement dématérialisés adaptés à votre demande. Pour commencer la démarche, vous devez vous munir du numéro de SIRET de votre association.

Organiser une manifestation sportive dans un équipement de la ville 

Formulaire - https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/dansequipementville 
Ce formulaire a pour but de transmettre votre souhait d'organisation de manifestation sportive à la direction des sports. Les délais de transmission sont déterminés en fonction de la date de votre manifestation.

  • Janvier, Février, Mars : avant le 30 Septembre
  • Avril, Mai, Juin : avant le 31 Décembre 
  • Juillet, Août, Septembre : avant le 31 Mars 
  • Octobre Novembre, Décembre : avant le 30 Juin 

Toute demande en dehors de ces délais ne sera pas considérée comme prioritaire.

Organiser une manifestation sportive sur la voie publique

Obligation de l'organisateur : la manifestation doit respecter les règles techniques et de sécurité édictées par les fédérations sportives délégataires. L'association organisatrice doit fournir, au moins 6 jours francs avant le début de la manifestation, des garanties d'assurance couvrant sa responsabilité civile, celle de ses salariés ou bénévoles et celle des pratiquants sportifs. Le non-respect de ce délai entraîne le refus d'autorisation par la préfecture. La mise en place d'un service d'ordre par l'État et les collectivités territoriales pour assurer la sécurité des spectateurs et de la circulation pendant la manifestation, et éventuellement lors de sa préparation, donne lieu à une redevance à la charge de l'association. L'organisateur est tenu de remettre en état les voies publiques et leurs dépendances.

Avec classement

L'organisation d'une manifestation sportive consistant en des épreuves, courses ou compétitions chronométrées se déroulant en totalité ou en partie sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique est soumise :

  • à l'avis de la fédération sportive délégataire concernée ;
  • et à déclaration en mairie ou en préfecture.

La fédération délégataire rend un avis motivé sur la manifestation prévue au regard des règles techniques et de sécurité dans le mois suivant la réception de la demande. Cet avis est communiqué par tout moyen, y compris par voie électronique, à l'organisateur et, en cas d'avis défavorable, au maire ou au préfet. En l’absence de réponse dans le délai d'un mois, l'avis de la fédération est considéré comme favorable.
La déclaration s'effectue à l'aide d'un formulaire différent selon la manifestation :
    de cyclismehors cyclisme

La déclaration, accompagnée de l'avis favorable de la fédération sportive, doit être adressée au moins 2 mois avant la date prévue pour la manifestation auprès :

  • du maire (ou, à Paris, du préfet de police) si la manifestation se déroule sur une seule commune ; 
  • du préfet de département, si la manifestation se déroule sur plusieurs communes d'un même département.

Elle doit être effectuée au moins 3 mois à l'avance auprès :

  • du préfet de chaque département traversé si la manifestation se déroule sur moins de 20 départements ;
  • du préfet de chaque département traversé et du ministère de l'intérieur si la manifestation se déroule sur 20 départements ou plus ;
  • du préfet du département d'entrée en France et du préfet de chaque département traversé, si la manifestation est en provenance de l'étranger et se déroule sur moins de 20 départements ;
  • du préfet du département d'entrée en France, du préfet de chaque département traversé et du ministère de l'intérieur si la manifestation est en provenance de l'étranger et se déroule sur 20 départements ou plus. 
Sans classement

L'organisation d'une manifestation sportive sans classement, sans chronométrage et sans horaire fixé à l'avance comptant plus de 100 participants (randonnées pédestres, rallye cycliste, etc.) qui se déroule en totalité ou en partie sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique est soumise à déclaration. Lorsque la manifestation compte moins de 100 participants, aucune formalité n'est requise, mais la ville de Versailles vous conseille toutefois d’en informer la direction des sports afin de vous accompagner dans votre démarche.
La déclaration s'effectue à l'aide d'un formulaire différent selon la manifestation :
    de cyclismehors cyclisme

La déclaration, accompagnée de l'avis favorable de la fédération sportive, doit être adressée au moins 2 mois avant la date prévue pour la manifestation auprès :

  • du maire (ou, à Paris, du préfet de police) si la manifestation se déroule sur une seule commune ; 
  • du préfet de département, si la manifestation se déroule sur plusieurs communes d'un même département.

Elle doit être effectuée au moins 3 mois à l'avance auprès :

  • du préfet de chaque département traversé si la manifestation se déroule sur moins de 20 départements ;
  • du préfet de chaque département traversé et du ministère de l'intérieur si la manifestation se déroule sur 20 départements ou plus ;
  • du préfet du département d'entrée en France et du préfet de chaque département traversé, si la manifestation est en provenance de l'étranger et se déroule sur moins de 20 départements ;
  • du préfet du département d'entrée en France, du préfet de chaque département traversé et du ministère de l'intérieur si la manifestation est en provenance de l'étranger et se déroule sur 20 départements ou plus. 

Organisation d’une manifestation avec véhicules motorisés

Les manifestations avec véhicules motorisés sont soumises à autorisation ou déclaration auprès des services de l’état, la ville de Versailles vous conseille toutefois d’en informer la direction des sports afin de vous accompagner dans votre démarche grâce à ce lien.
Une manifestation sans classement, ni chronométrage, regroupant plus de 50 véhicules à moteur se déroulant sur les voies ouvertes à la circulation publique est soumise à déclaration. La déclaration doit être effectuée à l'aide d'un formulaire. Elle est à déposer au moins 2 mois avant la date de l'événement auprès :

  • du préfet du département du lieu de la manifestation ; 
  • du préfet de chaque département traversé si la manifestation se déroule sur moins de 20 départements.

Mais, si la manifestation se déroule sur 20 départements ou plus, elle doit être effectuée au moins 3 mois à l'avance auprès du préfet de chaque département traversé et du ministère de l'intérieur.

Une manifestation comportant la participation de véhicules à moteur qui se déroulent sur des voies temporairement fermées à la circulation publique est soumise à autorisation. La demande d'autorisation s'effectue à l'aide d'un formulaire au moins 3 mois avant la date prévue de la manifestation auprès :

  • du préfet du département du lieu de la manifestation ; 
  • du préfet de chaque département traversé si la manifestation se déroule sur moins de 20 départements ;
  • du préfet de chaque département traversé et du ministère de l'intérieur si la manifestation se déroule sur 20 départements ou plus. Décision de l'autorité publique. 

Obligation de l'organisateur : l'association organisatrice doit fournir une attestation écrite précisant que toutes les prescriptions mentionnées dans l'autorisation ont été respectées pour que la manifestation puisse débuter. L'association organisatrice doit fournir une police d'assurance garantissant sa responsabilité civile, celle des personnes participant à l'organisation de la manifestation et celle des participants. La mise en place d'un service d'ordre par l'État et les collectivités territoriales pour assurer la sécurité des spectateurs et de la circulation pendant la manifestation, et éventuellement lors de sa préparation, donne lieu à une redevance à la charge de l'association. L'organisateur est tenu de remettre en état les voies publiques et leurs dépendances.

 

 

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