Culture

Du papier vers l'ordinateur : la numérisation des archives

La manipulation régulière des documents entraine inévitablement la fragilisation et la dégradation du support papier. Afin de conserver au mieux les archives tout en continuant de rendre accessible leur contenu, il est parfois fait le choix de numériser les documents.

Qu’est-ce que la numérisation ?

La numérisation est une opération technique qui consiste à transférer le contenu et les caractéristiques formelles d’un document sur support papier ou film vers un support numérique. Cette opération se fait en général par le biais d’un scanner qui restitue une image point par point du document d’origine, en noir et blanc ou en couleur.

Dans le langage courant, numériser équivaut à scanner. Le format le plus courant est le PDF mais il existe d’autres formats de données, notamment le TIFF et le format image JPEG.

Pour certains documents, en fonction du format et du support, une numérisation peut être effectuée en interne sur nos scanners format A3 et A0. Toutefois, le matériel nécessaire pour effectuer des numérisations plus complexes étant onéreux et leur manipulation demandant souvent les compétences d’opérateurs qualifiés pour obtenir des résultats probants, les Archives communales de Versailles font régulièrement appel à des prestataires spécialisés dans ce domaine.

Pourquoi numériser ?

Numériser les documents d’archives permet de faciliter leur accessibilité mais aussi leur communication et leur partage, sur internet * et les réseaux sociaux par exemple, tout en évitant la détérioration, la dégradation ou la perte accidentelle des originaux. Dans certains cas, l’état du support initial ou son format ne permettant pas la manipulation et la consultation du document, la numérisation est alors le seul moyen de le rendre accessible à tous.

Pour être pertinente, la numérisation doit être bien ciblée. Une bonne connaissance des besoins et des habitudes des utilisateurs est donc nécessaire. C’est pourquoi aux Archives communales de Versailles, le choix a été fait de numériser les grands ensembles documentaires ** : registres d’état civil de 1793 à 1919 pour les naissances et jusqu’en 1943 pour les mariages et décès, délibérations du conseil municipal de 1787 à 2015, recensements de la population de 1790 puis de 1832 à 1975, registres d‘admission des malades de l’hôpital Richaud de 1796 à 1941 (partiellement), … ainsi que les fonds iconographiques (cartes postales, photographies, gravures, plans).

Depuis le début des opérations de numérisation en 2002, ce sont plus de 750 000 pages et images, 325 heures de documents sonores et 2h 43 de films qui ont été numérisés. Tous les ans, le service élabore un programme de numérisation afin de prioriser les documents à envoyer au prestataire. Certaines campagnes de numérisation peuvent durer plusieurs années. Actuellement, sont poursuivies les numérisations des registres de l’hôpital Richaud (sous-série 1S) et celles des plans d’alignement et d’assainissement (sous-série 2Fi).

Focus sur la nouvelle opération de numérisation

Les plans d’alignement et d’assainissement conservés aux Archives communales (sous-série 2 Fi) sont en cours de restauration et de numérisation. Il s’agit de quelques 364 plans de détail portant sur les opérations d’alignement et d’assainissement réalisées ou projetées au XIXème siècle pour les différentes rues, places et impasses de Versailles.

Documents techniques par nature, élaborés par les services municipaux, ces plans aquarellés présentent aujourd’hui un intérêt majeur pour l’histoire du développement urbain de Versailles, toutes réalisations et tous projets confondus.

C’est la loi du 16 septembre 1807 qui prescrit, pour les communes de plus de 2000 habitants, l’établissement d’un plan d’alignement validé par le préfet puis en conseil d’état. L’Objectif de cette opération est de déterminer la limite du domaine public de la voirie au droit des propriétés riveraines, régir l’ouverture des voies nouvelles ou l’élargissement des anciennes, selon les contraintes locales d’architecture et d’urbanisme.

Complexe et coûteuse pour les finances communales, la procédure mettra du temps à aboutir : l’architecte de la Ville, Le Poittevin, est en charge de la relance du projet en 1836. Pendant plusieurs années, il mène un lourd travail pour aboutir à un plan d’ensemble et à des plans de détail, avec l’indication par des lignes rouges des modifications souhaitables d’alignement (soit par avancement, soit par retranchement sur la voie publique), des propositions d’ouverture ou de prolongement des rues.

Après nomination d’une commission, enquêtes préalables, rectifications puis approbation par le conseil municipal, l’arrêté préfectoral du 11 juin 1863 adopte enfin les propositions de la Ville, l’autorisant à entreprendre les reprises d’alignement par cessions ou acquisitions de terrains. C’est à partir de ces plans que travailleront les services de la voirie et de l’assainissement pour étudier le nivellement des voies et définir selon le relief le tracé des égouts.

Usés de par leur utilisation, souvent en extérieur, par les agents de la Ville au XIXe et début du XXe siècle, la restauration d’une partie des plans ainsi que leur dépoussiérage sont nécessaires avant numérisation. Cette opération est effectuée par un autre prestataire, spécialisé dans la restauration du patrimoine écrit, qui a ses propres délais de traitement. Les formats atypiques de ces documents rendent également le coût de ces numérisations élevé, les dépenses sont donc étalées dans le temps. En effet, certains plans atteignent jusqu’à 4m de long, comme celui de la rue de la Bonne-Aventure, et jusqu’à 12m de long pour celui de l’avenue de Paris, nécessitant des prises de vue bien spécifiques.

Le programme de numérisation des plans d’alignement et d’assainissement devrait donc prendre une dizaine d’années. A terme, cela permettra à tous l’accès à ce fonds, aujourd’hui en partie incommunicable en raison de l’état matériel des documents.

Coordonnées

Archives communales de Versailles
Grande Ecurie du Roi
1 avenue de Paris
78000 Versailles

Téléphone : 01.30.97.28.80
Fax : 01.30.97.28.79
Courriel : archives.communales@versailles.fr



* Aujourd’hui, les archives numérisées des ACV ne sont accessibles que sur les postes informatiques de la salle de consultation. Le service travaille actuellement sur un projet de mise en ligne des fonds numérisés.

** Bien que le plus souvent consultés, les permis de construire n’ont pas, à l’heure actuelle, été numérisés du fait de leur volume (plus de 8900 dossiers pour la période 1900-1983) et de la diversité des formats.