Modalités de la consultation
Accès et inscription
L'accès aux archives et aux ouvrages de la bibliothèque est gratuit pour tous. La venue en salle de consultation s’effectue après réservation auprès du secrétariat :
- par téléphone : 01 30 97 28 80,
- par courriel : archives.communales@versailles.fr ,
- via notre formulaire de réservation en ligne.
Lors de sa première visite, chaque lecteur est inscrit par l'agent en salle de consultation sur présentation d'une pièce d'identité officielle en cours de validité comportant une photographie (carte d'identité, permis de conduire, passeport, carte de séjour). Cette inscription est renouvelée chaque année.
Chaque lecteur doit prendre connaissance du règlement de la salle de consultation avant inscription et compléter sa fiche d'inscription (date du jour et signature).
Les informations collectées par les Archives communales de la Ville de Versailles sont enregistrées dans un fichier informatisé pour la gestion des inscriptions en salle de consultation. Ce traitement se fonde sur la base légale de la mission d'intérêt public. Les données sont conservées pendant 10 ans et sont destinées uniquement aux Archives communales de la Ville de Versailles.
Conformément à la loi « informatique et libertés » et au Règlement Général sur la Protection des Données, vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification, d’opposition et d'effacement de vos données en contactant notre Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante : correspondant.cnil@versailles.fr
La salle de consultation
La salle de consultation est ouverte du mardi au vendredi de 13h30 à 17h, sur réservation.
La salle de consultation peut accueillir 13 personnes. Elle est équipée d'un espace pour la consultation des documents originaux, de lecteurs de microfilms et de 4 postes informatiques qui permettent de consulter les bases de données ou les archives numérisées (délibérations du conseil municipal, plans, cartes postales etc.).
Les usagers sont admis en salle de consultation après avoir déposé au vestiaire leurs sacs, manteaux ou vestes, parapluies et objets volumineux. Seuls les crayons à mine, feuilles de papier, ordinateurs portables et appareils photographiques sont autorisés. L'introduction d'animaux, de boissons ou de nourriture est interdite.
Cet espace constitue un lieu de travail. Il est demandé aux lecteurs d'avoir un comportement respectueux envers les autres usagers, d'éteindre les téléphones portables et de ne pas fumer ou vapoter dans les locaux des Archives communales.
La configuration actuelle du bâtiment ne permet pas aux personnes à mobilité réduite d'accéder à notre salle de consultation. Pour un meilleur accueil, nous vous invitons à prendre contact avec nous par téléphone (01.30.97.28.80) ou par courriel.
Communicabilité des documents d’archives
La loi sur les archives du 15 juillet 2008 établit le principe d'une libre communicabilité des archives publiques. Toutefois, des délais spéciaux s'appliquent à certains documents dont la communication porte atteinte au secret de la vie privée, au secret médical, au secret industriel, aux affaires portées devant les juridictions, au secret de la Défense nationale ou à la sûreté de l'État.
Pour les documents non librement communicables, des dérogations sont possibles sous réserve d'en faire la demande au moyen d'un formulaire disponible auprès du personnel de la salle de consultation.
Les Archives communales de Versailles conservent également des fonds d'origine privée qui peuvent être soumis à des modalités d'accès et de reproduction particulières.
Reproduction et réutilisation des documents
La reproduction des documents d'archives est possible dans les conditions fixées au règlement de la salle de consultation, sous réserve que leur état matériel le permette, sauf dans les cas suivants :
- Les archives publiques consultées par dérogation
- Certains fonds d'archives privées dont la reproduction est soumise à l'autorisation du déposant ou du donateur
Les photocopies sont autorisées et payantes. Elles sont limitées par l'état matériel et la forme du document. Sont exclus de la photocopie tous les documents fragiles ou détériorés, les grands formats, les livres ou documents reliés, etc.
Les lecteurs sont autorisés à effectuer eux-mêmes leurs prises de vues avec un appareil photographique sans flash après vérification de l'état des documents et les éventuelles restrictions à leur reproduction.
L'autorisation de reproduction n'entraîne pas la cession des droits liés à la propriété intellectuelle et il revient aux lecteurs de rechercher les éventuels ayants droit. Pour toute utilisation d'un document reproduit, il convient de préciser l'origine du document par la mention " Archives communales de Versailles " suivie de la cote.