Organisme émetteur :
VERSAILLES GRAND PARC
Référence :
2026-VGP-711
Localisation du poste :
Versailles 78000
Direction concernée
CYCLE DE L'EAU
Service concerné
CYCLE DE L'EAU
Catégorie du poste
B
Poste ouvert aux
Contractuels et Titulaires
Type de poste
Poste à temps complet
Vos missions
Rattaché(e) au directeur,
Vos missions principales :
- Accueil téléphonique et physique des usagers, partenaires et interlocuteurs de la direction ;
- Secrétariat de la direction (saisie et traitement des courriers, des mails reçus sur la boîte générique et notes internes)
- Organiser les réunions de la direction : planification, invitations, réservation des salles et préparation des documents nécessaires ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers de participation pour le financement de l'assainissement collectif (PFAC) en vue de leur recouvrement : tenue des tableaux de suivi, lettres d'information, relances et réponses aux administrés ;
- Créer les tiers dans le logiciel E-Sedit et établir les états de recouvrement ou les annulations de titres liés notamment à la PFAC, à l'assainissement non collectif et aux remboursements d'intervention ;
- Assurer le suivi administratif des contrôles des poteaux incendie : mise à jour des tableaux, préparation des courriers et relances ;
- Mettre à jour et fiabiliser les tableaux de bord sous Excel de la direction : courriers reçus, tableau de suivi des contrôles, congés, astreintes et autres suivis d'activité
- Commandes de fournitures administratives, de produits pharmaceutiques et des autres besoins courants de la direction ;
- Être la référente fonctionnelle de la direction pour le logiciel « x-bus » ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers, dans le respect des règles de gestion documentaire.
Vos missions ponctuelles :
- Rechercher, consolider et diffuser les informations utiles à l'activité de la direction ;
- Contribuer au suivi administratif des enquêtes publiques, des délibérations et des conventions.
Votre profil
Formation:
Formation dans le domaine administratif (Bac Pro Secrétariat, BTS assistant de direction)
Expérience:
Expérience en secrétariat
Savoir être :
Sens du service public
Qualités de rigueur, d'organisation, d'autonomie et de confidentialité reconnues
Capacité relationnelle et rédactionnelle
Réactivité et capacité à gérer l'urgence
Aptitude à la communication avec le public et avec l'équipe
Esprit d'équipe
Disponibilité
Conditions d'emploi
Cycle de travail :
Poste en 39h
Nombre de jours de congés :
25 jours de congés, 23 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition
Avantages :
Participation de la communauté d'agglomération Versailles Grand Parc à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)