L'organisation de l'assemblée générale

Si la loi de 1901 n'oblige pas les dirigeants d’associations à tenir régulièrement des assemblées générales, l'usage et le bon sens conduisent généralement à prévoir dans les statuts la convocation au moins une fois par an des membres de l’association.

Une telle réunion annuelle permet ainsi de rendre compte des activités réalisées au cours de l’année écoulée, de discuter des projets de l’année suivante et de valider la partie financière.

L’assemblée générale est l’occasion de :

• Valider les comptes, donner quitus aux dirigeants de leur gestion ;
• Voter le renouvellement éventuel des instances dirigeantes ;
• Fixer les cotisations en fonction d’un budget prévisionnel ;
• Faire évoluer l’association dans ses grandes orientations.

Il s'agit d'un moment de rencontre entre les membres et d'une action de communication pour les dirigeants, qui peuvent devenir un événement convivial et constructif s’il est bien préparé.

Les règles de convocation d’une assemblée générale sont idéalement prévues dans les statuts de l’association.

La loi de 1901 laisse une grande liberté aux associations.

Classiquement, la convocation est écrite, adressée par courrier ou par mail.

La convocation d'assemblée générale comprend : 

• La date ;
• Le lieu ;
• L’horaire de la réunion ;
• L’ordre du jour.

Je souhaite avoir un modèle de convocation.

Qui convoque l’assemblée générale ?
Les statuts le prévoient. Elle est souvent réalisée à l’initiative du bureau ou du conseil d’administration de l’association, le président signera la convocation. 

A défaut, un référé devant le tribunal peut permettre de forcer la convocation d’une assemblée face à des dirigeants récalcitrants. 

Une convocation comprend tous les autre documents nécessitant un temps de lecture. Elle sera adressée le plus souvent 15 jours avant la date de la réunion. Les membres de l’association arrivent ainsi avec une parfaite connaissance des éléments déterminants. Il s'agit de l'une des clés pour assurer la réussite de la réunion.

Les statuts doivent prévoir les personnes qui sont autorisées à se rendre et à voter à l'assemblée générale. Il est aussi impératif de fixer le nombre de personnes nécessaires pour valider les décisions, c'est le quorum. 

Le quorum comptabilise les membres présents et représentés. 

Il est conseillé d'indiquer les modalités de déroulement dans les statuts. 

Généralement, les étapes sont : 

• Émargement de la feuille de présence par l’ensemble des membres présents
• Désignation d’un président et d’un secrétaire de séance
• Lecture des différents points figurant à l’ordre du jour
• Vote des membres sur chacun des points de l’ordre du jour
• Rédaction et signature du procès-verbal d’assemblée générale
• Clôture de la séance

❗ Il est possible que le procès-verbal d'assemblée générale soit établi après la clôture. 

Le procès-verbal est essentiel à titre de preuve. Ce document écrit est rédigé par le secrétaire de séance et signé par ce dernier ainsi que par le président. 

Il doit reprendre les éléments de la convocation, le quorum, l’ordre du jour et les décisions votées pour chaque point. Il est conservé et classé dans les archives de l’association par le secrétaire.

Le procès-verbal doit être adressé à la préfecture dans les 3 mois en cas de modification des statuts concernant la dénomination, le siège ou les changements de direction. Les changements ne sont imposables aux tiers qu’à partir de la publication au Journal Officiel des associations. 

Je souhaite voir un modèle.

L’assemblée générale extraordinaire s’impose lors d’une modification des statuts, la signature d’un prêt ou l’achat d’un bien immobilier ou encore lors d'une fusion ou d'une dissolution.